Para poder tomar decisiones estratégicas es vital tener indicadores y datos que te permitan escoger la opción más adecuada para tu empresa. Una buena gestión financiera es crucial para sobrevivir a la competencia y a una economía volátil, por eso el control financiero de una empresa supone una de las actividades más relevantes para una startup y pyme.
¿QUÉ ES EL CONTROL FINANCIERO DE UNA EMPRESA Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?
El control financiero es un instrumento de supervisión de las finanzas de la empresa. Sirve para controlar las cuentas, y conocer los gastos y de dónde vienen los ingresos. Por lo tanto, es un análisis y estudio de los resultados reales con el fin de prevenir imprevistos e irregularidades y, en caso de encontrarlos, saber tomar las decisiones más adecuadas para corregirlos.
En concreto, compara los resultados obtenidos en momentos determinados con los objetivos y la estrategia de la empresa a medio y largo plazo, y vigila que no se produzca un déficit entre gastos e ingresos.
De ahí la importancia de tener una buena gestión de tesorería: es un elemento clave que nos permitirá definir la supervivencia de la empresa.
OBJETIVOS DEL CONTROL FINANCIERO
- Comprobar que todo va bien: Simplemente, a veces el control financiero simplemente sirve para confirmar que todo va bien y que se están cumpliendo los objetivos si apenas hay alteraciones considerables y en la línea que se había marcado.
- Detección: Aun sin estar cometiendo fallos, se puede dar la situación de que sucedan desviaciones graves. Por ello, es importante tener control de todas las áreas o procesos productivos de nuestra empresa para detectar esos posibles errores.
- Prevención: El control financiero facilita el diagnóstico precoz de los posibles desajustes del plan financiero general. Por lo tanto, se podrán implementar medidas correctoras para evitar estas situaciones de desajuste.
- Utilidad Correctora: Gracias a toda la información que hemos reunido, el seguimiento de los principales KPIs y la proyección del comportamiento de la caja, se podrán detectar desviaciones o situaciones imprevistas, así como establecer medidas correctoras concretas.
TIPOS DE CONTROL FINANCIERO
Existen tres grandes tipos de control financiero:
Control financiero inmediato o direccional
Consiste en conocer con el máximo detalle la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Suele basarse en los estados financieros generales, los que se preparan al cierre de cada ejercicio. Su objetivo es evitar cualquier desviación que comprometa los objetivos generales de la empresa.
Control financiero selectivo
Es un seguimiento más específico: en lugar de mirar la empresa en su conjunto, revisa cada departamento por separado. Así puede verse que un área cumple sus objetivos financieros y otra necesita una medida correctora. En departamentos centrales como RR. HH., administración o tecnología, el foco suele estar en los límites de gasto; en los comerciales u operativos, en el propio proceso de venta para cumplir o mejorar el presupuesto.
En las empresas medianas lo suele hacer el controller financiero bajo la supervisión del CFO; en la pequeña empresa sin equipo financiero, le corresponde al CEO.
Control financiero posterior
Analiza los resultados una vez cerrado el año para saber si la estrategia financiera ha funcionado o hay que tomar decisiones presupuestarias para el siguiente. ¿Cuánto nos hemos desviado del objetivo de ventas? ¿Hemos incurrido en mayores costes? ¿Está justificado? ¿Hemos alcanzado los márgenes esperados?
QUIÉN LLEVA EL CONTROL FINANCIERO DE UNA EMPRESA
De manera general, los directores financieros de las empresas o CFO (por sus siglas en inglés, Chief Financial Officer) son los responsables de diseñar y controlar las estrategias financieras, así como de coordinar todo lo relacionado con la contabilidad, el mantenimiento y la optimización de los recursos económicos.
Ellos son los responsables de saber cómo reducir, gestionar y optimizar los gastos a través de un control riguroso.
CÓMO LLEVAR EL CONTROL FINANCIERO DE UNA EMPRESA
Para que las finanzas de tu empresa cumplan los objetivos marcados, te recomendamos tener en cuenta estos consejos:
- Reduce al máximo tu periodo medio de cobro. Cuanto más tardas en cobrar, más tienes que financiar esa falta de liquidez, ya sea con créditos o con tu propio excedente de caja, y eso siempre tiene un coste. Cobrar antes mejora la correlación entre lo facturado y lo realmente cobrado.
- Evita intereses de demora en el pago de impuestos. Mantener al día las obligaciones fiscales evita sanciones y gastos inesperados. Existen fórmulas para aplazar impuestos, pero intenta no retrasarte respecto a lo acordado con la AEAT, porque los intereses de demora son elevados.
- Controla los gastos eventuales. Son difíciles de prever, a veces pesan mucho en el total y es fácil que no estén en el presupuesto anual, lo que genera desviaciones importantes.
- Evalúa económicamente los nuevos gastos. Es habitual que una pyme imite los gastos de una gran empresa y contrate herramientas que nunca llega a rentabilizar. Antes de comprar, haz un pequeño business case:
- Valora el coste directo e indirecto de la herramienta: no solo la compra o la suscripción, también el tiempo del equipo, el aprendizaje y los datos que necesita.
- Valora el coste de tu proceso actual. Muchas veces el ahorro es menor de lo que parecía.
- Valora el ingreso adicional que aportará y cuándo llegará a la caja, porque tendrás que financiar el coste hasta que empiece a rentabilizarse.
- Externaliza procesos que no son el núcleo de tu negocio, como la contabilidad o las nóminas. Para una pyme suele ser más eficiente contar con un equipo especializado externo que internalizarlos antes de tener el tamaño suficiente.
- Invierte en herramientas de control financiero. El control se puede hacer a mano, pero es complejo; un software de control financiero automatiza procesos y te da informes adecuados. Para estimar el impacto de tus decisiones, puedes simularlas con los escenarios de Orama.
- Planifica la solicitud de financiación. Endeudarse no es negativo: puede ayudar a crecer ante una necesidad de liquidez. Incluye en tus proyecciones los tipos de interés y los plazos de amortización para comprobar si la cantidad es suficiente y, sobre todo, si el negocio podrá devolverla.
Si quieres conocer más consejos para reducir gastos, echa un vistazo a nuestro post sobre cómo puede ahorrar una empresa.
4 ACCIONES PARA UNA BUENA SALUD FINANCIERA EN UNA EMPRESA QUE EMPIEZA
Cuando una empresa arranca, es normal que el equipo fundador lleve todas las finanzas, y muchas se ven sorprendidas por la falta de caja ante un imprevisto o por no controlar lo eficientes que son sus gastos. La falta de liquidez es una de las causas más habituales de cierre de las startups. Estas cuatro acciones ayudan a evitarlo:
1. Controla la caja
No basta con saber cuánta caja tienes hoy en el banco: para decidir hay que tener en cuenta las proyecciones de caja. Controla tu burn rate y tu runway, que te dirá cuántos meses de vida le quedan a la empresa, y reserva un colchón de seguridad para imprevistos.
2. Proyecta los gastos
Un error muy común al principio es no proyectar los gastos. Sin esa proyección no puedes prever el comportamiento de la caja ni hacer el modelo de negocio más eficiente. Haz también el ejercicio inverso: ¿qué pasaría si mantienes los gastos previstos y las ventas se quedan por debajo del plan? Muchos planes de ventas son demasiado optimistas.
3. Ten un plan financiero
Es uno de los documentos más importantes de la empresa. Sin él no sabrás si te estás desviando de tus objetivos ni por qué, y no podrás aplicar medidas correctoras a tiempo. Necesitas un control de flujos de caja y proyecciones para decidir con datos, no por intuición.
4. Planifica tu ronda de financiación con tiempo
Tener la caja controlada te dice cuánto runway te queda y, por tanto, cuándo necesitarás financiación. Con un runway ajustado tendrás poco margen para negociar y podrías acabar aceptando condiciones desfavorables por necesidad.
EN RESUMEN
En resumidas cuentas, es importante hacer un buen control financiero ya que un desajuste en las finanzas de la empresa puede poner en peligro los propósitos generales de la organización, perder ventaja frente a la competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia.
Si quieres saber cómo implementar una estrategia de control financiero, puedes leer nuestro post sobre ¿Cómo hacer un plan de tesorería en 5 pasos?
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