Excel basta para llevar la tesorería mientras tengas un solo banco, unos 100 movimientos al mes y una sola sociedad: lo puedes cuadrar a mano en una o dos horas por semana sin que se te escape nada. Cuando sumas bancos, sociedades, pólizas o cobros por pasarela, la hoja empieza a costar más horas de las que ahorra y a llegar tarde, y ahí compensa un software de tesorería que traiga los movimientos solo y concilie por ti.
En esta guía te contamos cuándo seguir con la hoja, cuándo dar el salto, cuánto tiempo te cuesta cada opción y cómo migrar en una semana sin perder lo que ya tienes.
Cuándo basta con Excel
La hoja de cálculo sigue siendo una buena herramienta si se cumplen casi todas estas condiciones:
- Un solo banco (o dos con muy pocos movimientos).
- Unos 100 movimientos al mes o menos, fáciles de reconocer.
- Una sola sociedad, sin grupo ni consolidación.
- Pocos cobros y pagos recurrentes: nóminas, alquiler, unos cuantos proveedores y clientes.
- Una sola persona que mantiene la hoja y no necesita compartirla con nadie más.
- Sin pólizas, confirming ni factoring que haya que vigilar.
Si es tu caso, empieza por una buena plantilla: la nuestra de previsión de tesorería a 13 semanas en Excel es gratuita y te la enviamos al email.
Cuándo la hoja se queda corta
Las señales suelen aparecer juntas:
- Descargas extractos de varios bancos cada semana y los pegas a mano.
- La previsión siempre va con una o dos semanas de retraso.
- Nadie sabe cuál es la versión buena del archivo.
- Te enteras de una tensión de caja cuando ya está encima.
- Tienes varias sociedades y consolidar te lleva una tarde.
- Los cobros por Stripe, PayPal, Redsys o Adyen llegan agrupados y no sabes qué ventas incluyen.
Excel frente a software de tesorería: 12 criterios
| Criterio | Excel | Software de tesorería |
|---|---|---|
| Movimientos bancarios | Descargar y pegar extractos a mano | Llegan solos desde los bancos conectados |
| Frecuencia de actualización | Cuando alguien actualiza la hoja | Varias veces al día |
| Conciliación | Manual, movimiento a movimiento | Automática con reglas; revisas solo las excepciones |
| Previsión | Fórmulas que hay que mantener | Se recalcula sola con cada movimiento y cada factura |
| Facturas del ERP | Exportar e importar | Integradas: cada vencimiento es un cobro o pago previsto |
| Varias sociedades | Un archivo por empresa y consolidación a mano | Vista por sociedad y consolidada del grupo |
| Pólizas, confirming y factoring | Hojas aparte, fáciles de olvidar | Límites y disponible a la vista |
| Escenarios | Copias del archivo | Escenarios sobre la misma previsión |
| Errores | Fórmulas rotas o filas sin copiar | Menos manipulación manual |
| Trabajo en equipo | Versiones por correo | Usuarios con permisos sobre los mismos datos |
| Alertas | No hay | Avisos por email de saldo y cobros |
| Coste | La licencia ya la tienes; el coste está en las horas | Una suscripción mensual que ahorra horas |
Cuánto tiempo te cuesta cada opción
Es una estimación, no un dato medido. Supuestos: 3 bancos, 400 movimientos al mes, una previsión semanal y unos 2 minutos por movimiento para descargarlo, clasificarlo y cuadrarlo en la hoja.
| Tarea al mes | Con Excel | Con software de tesorería |
|---|---|---|
| Descargar y pegar extractos | 2–3 horas | 0 (llegan solos) |
| Clasificar y conciliar movimientos | 10–13 horas | 1–2 horas (solo las excepciones) |
| Actualizar la previsión | 3–4 horas | Menos de 1 hora (revisar) |
| Total aproximado | 15–20 horas | 2–3 horas |
Con un solo banco y 100 movimientos, el total en Excel baja a 4–5 horas al mes y la diferencia ya no justifica el cambio. Por eso el criterio no es el tamaño de la empresa, sino el volumen de movimientos, de bancos y de sociedades.
Cómo migrar de Excel en una semana
- Día 1 · Bancos. Conecta tus cuentas. La conexión es de solo lectura (PSD2) y la autorizas tú en tu banco.
- Día 2 · Partidas. Pasa las categorías de tu hoja (clientes, proveedores, nóminas, impuestos…) a partidas y categorías.
- Día 3 · Reglas de conciliación. Crea reglas con las palabras clave que ya usas para reconocer cada movimiento.
- Día 4 · ERP y previsiones. Conecta tu programa de facturación o carga los cobros y pagos previstos que tenías en la hoja.
- Día 5 · Comparar. Revisa la previsión al lado de tu Excel y ajusta lo que no cuadre.
- Días 6 y 7 · Equipo e informes. Da acceso a quien lo necesite y programa un informe semanal por email. A partir de aquí, la hoja se queda como archivo.
Qué aporta Orama si das el salto
- Bancos conectados: el 100 % de los bancos de España y +3.000 en Europa y Latam, con saldos y movimientos actualizados hasta 4 veces al día.
- Conciliación automática de entre el 80 y el 95 % de los movimientos con tus reglas.
- Previsión de tesorería a 12, 18 o 24 meses, con vista de 13 semanas y escenarios para decisiones concretas.
- Grupos de empresas: cada sociedad por separado y el consolidado del grupo en la moneda que elijas.
- Integración con tu ERP (Odoo, Holded, Sage, a3innuva, Business Central, NetSuite y más) y con pasarelas de pago.
Ejemplo anonimizado: una distribuidora con 3 bancos
Una distribuidora de 25 personas llevaba la tesorería en una hoja con tres pestañas, una por banco, y unos 450 movimientos al mes. La persona de administración dedicaba la mañana de cada lunes a pegar extractos y la previsión del mes siguiente salía el miércoles. Tras conectar los bancos y crear las reglas, la conciliación automática cubrió la mayor parte de los movimientos y el lunes quedó para revisar excepciones y decidir pagos. La hoja se guardó como histórico.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel si tengo un solo banco?+
¿Cuánto tiempo se tarda en pasar de Excel a un software de tesorería?+
¿Pierdo mi histórico de Excel?+
¿Es seguro conectar los bancos?+
¿Puedo exportar los datos a Excel?+
¿Puedo probarlo antes de decidir?+
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